台灣研究生如何申請出國發表論文的補助？

去年從台灣前往美國參加研討會，在波士頓的Tufts大學發表了論文，但是光機票就要四萬多塊，加上住宿還有大會註冊費等，總花費近七萬台幣，一個小小的研究生哪負擔得起出國參加研討會的費用呢？

最好的辦法當然是找政府的贊助啦！身為研究生，一定要了解申請研究經費的管道：科技部有一項提供研究生出國發表論文的補助，但對象僅為在學的研究生（碩、博士生），且一年只能申請一次，所以鼓勵大家在畢業前努力多把握機會出國增廣見聞！

因為申請的過程其實蠻耗費心力，也不如想像中容易，但是非常感謝碩士論文的指導老師謝佳玲教授、師大華研所王雪妮助教的幫忙，才得以順利拿到補助。在此飲水思源，分享一下個人的申請歷程。

2014年海外發表論文的實況

收到海外研討會錄取論文的通知之後，就可以開始準備申請補助的工作囉！

申請流程：

1. 到科技部網站下載申請書
2. 聯絡指導教授寫推薦函（當時是寫英文的）及就讀學校的承辦人員（研究所的助理或是會計室）
3. 將論文全文翻譯成英文（較有利審查通過）
4. 在科技部的網站註冊，上傳個人研究經歷等資料
5. 買機票、註冊研討會，這些都要自己先墊，記得保留收據（機票雖僅限於國內航空，但要是搭乘國外航空的話，可以利用報銷時填寫說明書）
6. 繳交申請資料：在網站上登入以後，填寫欲發表論文的資料（如下圖），再上傳申請書、摘要、論文錄取通知、欲申請補助金額等，最後請教授幫忙上傳推薦信

科技部申請畫面

處理完上述資料以後，還要請學校的助理幫忙彙整，統一從學校送件，才算完成申請！（這只是我個人的申請經驗，實際的流程還是要參考科技部最新的公告）

申請時程：

科技部規定應於會議前兩個月送出申請資料，如果會議是在六月的話，最遲四月底要交出所有資料，而學校會於五月一日交出全校申請者的資料，學生可以在網站上查是否送件成功。（詳情可參考這份公文）

我當時申請的過程中遇到一些小問題，還跟學校的助教核對好幾次資料之後才送出去，而且麻煩的是一旦在科技部登錄資料、送件之後，內容就不能更改，若要修改則必須透過學校的承辦人員，一來一往的相當麻煩。建議早一點開始準備，多方確認好資料再送出才會趕上申請時程哦！

申請結果：

約莫一個月後會知道結果，可以自行上網查詢結果，若通過的話也會寄公文到學校，到時記得領取和掃描存證。我當時很幸運地拿到全額補助，包含註冊費和機票（實報實銷），但有些人可能只會拿到部分的補助。

當時在網路上公告的結果

注意事項：

通常為了提高論文的關注程度，在海外發表若能使用英文則對申請比較有利！如果還是使用中文發表的話，建議將論文或摘要翻譯成英文，會比較容易通過審查。

在上傳資料時，有一部分需要簡介研討會，如果能將這個研討會說得越有學術性、前瞻性和國際視野，申請到全額補助的金額才會越高哦！（感謝指導教授的建議）

去年我申請補助的時候，因為考量到畢業的問題，本想在出國發表前、完成口試後馬上辦理離校，但是礙於報銷時一定要是在學身分，所以等到回國跑完流程之後才畢業。每個學校的規定大同小異，建議可以打電話到相關處所詢問（我是在師大的研究生教務處詢問的）。

此外，科技部並沒有規定參加完研討會要馬上回來，所以我藉此在美國觀光了兩個月，順便去很多地方旅行才回國報銷經費。跟本校承辦人員聯絡時，他們說機票一定要是在同一地點進出，但facebook上網友補充說明其實可以不同點進出，只是要說明學術上的正當理由，如參觀學術機構等。

核銷經費：

出國參加完研討會之後，一定要記得保留各項收據，如所有的登機證、會議邀請函、註冊和機票收據等。返國之後，需上網繳交心得（圖文並茂最好，可參考這篇），並到學校的會計室或相關單位填寫核銷所需資料（記得附上所有收據正本、親筆簽名），等所有該跑的流程都跑完之後，學校就會幫忙送件到科技部了。

上傳完資料記得存檔留證

以上這些資料都要在返國的15天內完成，印象中送件後一個月內就收到補助的款項，其實還頗有效率的。

我申請的過程中遇到不少困難，除了向學長姊、指導教授和辦公室人員詢問之外，也花了不少時間上網搜尋，尤其是科技部的網站像迷宮一樣，很難找到需要的資料！今天和學妹聊天，發現她也想申請這項補助，因此想起了當時的痛苦，趁著有空的時間整理了一篇心得，算是對當時的幸運還願吧。

預祝大家申請順利！