台灣研究生如何申請出國發表論文的補助?

去年從台灣前往美國參加研討會,在波士頓的Tufts大學發表了論文,但是光機票就要四萬多塊,加上住宿還有大會註冊費等,總花費近七萬台幣,一個小小的研究生哪負擔得起出國參加研討會的費用呢?

最好的辦法當然是找政府的贊助啦!身為研究生,一定要了解申請研究經費的管道:科技部有一項提供研究生出國發表論文的補助,但對象僅為在學的研究生(碩、博士生),且一年只能申請一次,所以鼓勵大家在畢業前努力多把握機會出國增廣見聞!

因為申請的過程其實蠻耗費心力,也不如想像中容易,但是非常感謝碩士論文的指導老師謝佳玲教授、師大華研所王雪妮助教的幫忙,才得以順利拿到補助。在此飲水思源,分享一下個人的申請歷程。

2014年海外發表論文的實況


收到海外研討會錄取論文的通知之後,就可以開始準備申請補助的工作囉!

申請流程:
  1. 到科技部網站下載申請書
  2. 聯絡指導教授寫推薦函(當時是寫英文的)及就讀學校的承辦人員(研究所的助理或是會計室)
  3. 將論文全文翻譯成英文(較有利審查通過)
  4. 在科技部的網站註冊,上傳個人研究經歷等資料
  5. 買機票、註冊研討會,這些都要自己先墊,記得保留收據(機票雖僅限於國內航空,但要是搭乘國外航空的話,可以利用報銷時填寫說明書)
  6. 繳交申請資料:在網站上登入以後,填寫欲發表論文的資料(如下圖),再上傳申請書、摘要、論文錄取通知、欲申請補助金額等,最後請教授幫忙上傳推薦信
科技部申請畫面

處理完上述資料以後,還要請學校的助理幫忙彙整,統一從學校送件,才算完成申請!(這只是我個人的申請經驗,實際的流程還是要參考科技部最新的公告)

申請時程:

科技部規定應於會議前兩個月送出申請資料,如果會議是在六月的話,最遲四月底要交出所有資料,而學校會於五月一日交出全校申請者的資料,學生可以在網站上查是否送件成功。(詳情可參考這份公文

我當時申請的過程中遇到一些小問題,還跟學校的助教核對好幾次資料之後才送出去,而且麻煩的是一旦在科技部登錄資料、送件之後,內容就不能更改,若要修改則必須透過學校的承辦人員,一來一往的相當麻煩。建議早一點開始準備,多方確認好資料再送出才會趕上申請時程哦!

申請結果:

約莫一個月後會知道結果,可以自行上網查詢結果,若通過的話也會寄公文到學校,到時記得領取和掃描存證。我當時很幸運地拿到全額補助,包含註冊費和機票(實報實銷),但有些人可能只會拿到部分的補助。

當時在網路上公告的結果

注意事項:

通常為了提高論文的關注程度,在海外發表若能使用英文則對申請比較有利!如果還是使用中文發表的話,建議將論文或摘要翻譯成英文,會比較容易通過審查。

在上傳資料時,有一部分需要簡介研討會,如果能將這個研討會說得越有學術性、前瞻性和國際視野,申請到全額補助的金額才會越高哦!(感謝指導教授的建議)

去年我申請補助的時候,因為考量到畢業的問題,本想在出國發表前、完成口試後馬上辦理離校,但是礙於報銷時一定要是在學身分,所以等到回國跑完流程之後才畢業。每個學校的規定大同小異,建議可以打電話到相關處所詢問(我是在師大的研究生教務處詢問的)。

此外,科技部並沒有規定參加完研討會要馬上回來,所以我藉此在美國觀光了兩個月,順便去很多地方旅行才回國報銷經費。跟本校承辦人員聯絡時,他們說機票一定要是在同一地點進出,但facebook上網友補充說明其實可以不同點進出,只是要說明學術上的正當理由,如參觀學術機構等。

核銷經費:

出國參加完研討會之後,一定要記得保留各項收據,如所有的登機證、會議邀請函、註冊和機票收據等。返國之後,需上網繳交心得(圖文並茂最好,可參考這篇),並到學校的會計室或相關單位填寫核銷所需資料(記得附上所有收據正本、親筆簽名),等所有該跑的流程都跑完之後,學校就會幫忙送件到科技部了。

上傳完資料記得存檔留證

以上這些資料都要在返國的15天內完成,印象中送件後一個月內就收到補助的款項,其實還頗有效率的。

我申請的過程中遇到不少困難,除了向學長姊、指導教授和辦公室人員詢問之外,也花了不少時間上網搜尋,尤其是科技部的網站像迷宮一樣,很難找到需要的資料!今天和學妹聊天,發現她也想申請這項補助,因此想起了當時的痛苦,趁著有空的時間整理了一篇心得,算是對當時的幸運還願吧。

預祝大家申請順利!

留言

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  2. 羿彣妳好,我也是台師大的博士生,剛獲知得到科技部補助出國參加研討會。因致電學校承辦人員(好像是新換的)確定機票回程和不同點進出的問題,得到的答案是不確定,要問科技部。另問科技部承辦人員,則是說要看學校會計室,再細問候,有點煩的回答我,依作業辦法是研討會後要馬上回來。所以我現在真的很困惑,因為我已經安排後面一個半月的行程,而且還不同點進出... 想聽聽妳的經驗和意見,謝謝。

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    1. 剛才試了幾次,不知道留言是否發表成功...我當時聽了承辦人員的建議買了同點進出的來回票,但是對方沒有問我停留的時間,所以我還多待了兩個月。在國外時我上傳了研討會的心得,其他資料則是等到回台灣時才核銷。也許您可以告訴會計室的人後面的行程跟學術的關連性,若能提供一些證明的話可能也比較容易說服他們:)

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  3. 哈囉您好,看到您這篇文章受益良多:)
    我即將申請科技部補助去歐洲發表論文,
    請問我可以再請教您提到關於不同點進出以及停留的事情嗎?:p
    謝謝您:)

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